Conseils pour assurer la conservation de vos documents administratifs

De nos jours, la protection des données est une chose dont la plupart des entreprises sont parfaitement conscientes. À la lumière des récentes mises à jour importantes de la loi sur la protection des données, Les entreprises subissent désormais une pression croissante pour gérer correctement et en toute sécurité les données des consommateurs, ou bien elles font face à de lourdes amendes. Cela les oblige à disposer de processus de gestion des données efficaces et de solutions de stockage sécurisées.

Pourquoi la gestion de vos documents est-elle cruciale pour la réussite de votre entreprise?

Chaque jour, les entreprises créent et gèrent de grandes quantités de documents commerciaux, tels que des manuels, des propositions, des guides pratiques, des articles de blog, des présentations de vente, du matériel d’intégration, des directives RH, des listes de contrôle, des communiqués de presse, etc. Au fur et à mesure que votre entreprise connaît du succès, votre équipe s’agrandit et vous produisez quotidiennement plus de documents et de fichiers. Bien que les documents soient essentiels à notre travail, ils sont responsables de nombreuses inefficacités dans notre flux de travail. La meilleure alternative est de choisir un logiciel de gestion de documents simple à utiliser, vous permettant de créer, de gérer et de partager des documents. Vous pouvez consulter cet article pour plus d’infos.

D’autres exigences réglementaires exigent que certains registres financiers soient conservés pendant un certain nombre d’années. L’archivage de documents peut aider les entreprises à répondre à ces exigences en leur permettant de stocker en toute sécurité des données et des documents jusqu’à ce qu’ils ne soient plus nécessaires et puissent être détruits.

Réduisez les coûts, économisez de l’espace et améliorez le flux de travail et les performances

Que vous dirigiez une grande entreprise internationale ou une jeune start-up, il est important de réduire les coûts là où vous le pouvez. L’archivage de documents peut y contribuer en libérant de l’espace et en réduisant les coûts opérationnels. Moins vous avez de documents à gérer sur place, moins vous consacrez de temps et d’argent à leur gestion.

Un archivage adéquat des documents peut améliorer le flux de travail et les performances de votre entreprise. Selon les estimations, jusqu’à 80% des données de production n’ont pas besoin d’être facilement accessibles. En archivant ces données non critiques, vous pouvez rationaliser l’accès au reste de vos données et potentiellement améliorer vos performances.

Où devez-vous stocker vos documents papier?

En fin de compte, la meilleure façon de stocker vos documents dépend de ce que vous devez stocker et de ce que vous êtes prêt à dépenser.  Le stockage interne est une bonne option pour les particuliers et les petites entreprises qui n’ont qu’un petit nombre de documents à stocker. Si vous choisissez de suivre cette voie, vous devez vous assurer que vous disposez de l’équipement nécessaire pour les stocker en toute sécurité. Pour les documents vraiment importants, vous voudrez peut-être envisager d’acheter un coffre-fort ignifuge, car cela garantira que vos documents papier peuvent survivre à tout événement catastrophique qui se passe dans vos locaux.

Si vous choisissez d’utiliser des classeurs ordinaires ou d’autres unités de rangement, assurez-vous qu’ils sont sécurisés et organisez-les avec des trombones et des séparateurs. L’utilisation d’installations de stockage hors site est une solution rentable car elles offrent une excellente sécurité et un espace abordable.

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