Comment obtenir une certification Qualiopi ?

En quelques années, la certification Qualiopi est devenue une référence pour les organismes de formation qui veulent démontrer la qualité de leurs prestations, mais aussi pour accéder aux financements publics ou mutualisés.

Basée sur le Référentiel National Qualité (RNQ), elle impose une organisation rigoureuse des processus et une démarche d’amélioration continue. Mais pour les entreprises, les associations, les organismes publics comme pour les prestataires de services concernés par la formation professionnelle, son obtention nécessite une préparation méthodique…

Une certification Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?

La certification Qualiopi est une certification qualité délivrée à la suite d’un audit réalisé par un organisme certificateur accrédité. Elle atteste de la conformité des pratiques d’un organisme de formation aux critères du Référentiel National Qualité, et repose sur des objectifs définis :

Garantir la qualité des actions de formation proposées
Structurer les processus internes de l’organisme
Favoriser une démarche d’amélioration continue
Renforcer la confiance des apprenants et des financeurs
Permettre l’accès aux financements publics et mutualisés

D’ailleurs, pour répondre aux exigences du RNQ, de nombreux organismes choisissent de se préparer avec un accompagnement Qualiopi, afin d’identifier les écarts éventuels, de formaliser leurs procédures et de préparer les éléments de preuve attendus lors de l’audit.

Notons également que la certification n’est pas uniquement une obligation réglementaire pour certains acteurs de la formation, mais représente également un cadre qui permet d’améliorer le pilotage de l’activité, le suivi des bénéficiaires et l’évaluation des actions menées.

Une certification Qualiopi à obtenir en 3 étapes

Si vous voulez obtenir ce document de certification, vous devez procéder avec ces quelques phases, en plus d’une préparation rigoureuse. Lorsque les exigences qui suivent sont bien respectées, la certification est alors délivrée pour une durée de trois ans, bien qu’un audit de surveillance intervienne également à mi-parcours.

Réaliser un diagnostic de l’existant

La première étape consiste à analyser les pratiques déjà en place au sein de votre structure. Cet état des lieux permet notamment de comparer le fonctionnement actuel aux exigences du Référentiel National Qualité.

Dans ce cas, l’objectif est d’identifier les documents disponibles, les processus déjà formalisés et les éventuels points à renforcer. Cette phase permet aussi de construire un plan d’action adapté à la taille et à l’activité de l’organisme. A ce stade, un consultant spécialisé peut même intervenir pour réaliser un audit interne, et apporter un regard extérieur sur le niveau de conformité atteint.

Mettre en place les exigences du RNQ

Une fois le diagnostic réalisé, vous devez ensuite structurer les procédures et réunir les preuves nécessaires à l’audit. Cela peut concerner la formalisation des modalités d’accueil des apprenants, la définition d’indicateurs de suivi, la gestion des réclamations ou encore l’évaluation des actions de formation.

Notons que cette étape s’inscrit clairement dans une logique d’amélioration continue, où des formations dédiées aux exigences Qualiopi peuvent aider les équipes à mieux comprendre les attendus et à s’approprier la démarche qualité.

Préparer et passer l’audit de certification

Enfin, l’audit initial est la dernière étape du processus. L’auditeur vérifie la conformité des pratiques de l’organisme à travers l’étude des documents, des indicateurs et des éléments de preuve disponibles.

Pour plus de sérénité, une préparation en amont reste indispensable pour avancer dans de bonnes conditions. Là encore, certains organismes peuvent accompagner les entreprises et organiser un audit « à blanc » pour tester leur niveau de préparation et corriger les éventuelles lacunes.